Was ist ein KI-Telefonassistent für die Gastronomie, und was kann er?
Ein KI-Telefonassistent ist eine Software, die die Anrufe deines Betriebs annimmt und mit deinen Gästen ein ganz normales Gespräch führt. Er beantwortet Fragen zu Öffnungszeiten, Speisekarte oder Allergenen, nimmt Reservierungen auf und trägt sie direkt in deinen Tischplan ein. Was er nicht selbst lösen kann, stellt er zu deinem Team durch oder legt es als Aufgabe für einen Rückruf an.
So funktioniert ein KI-Telefonassistent
Deine Telefonnummer bleibt, wie sie ist. Die Anrufe werden per Rufumleitung zum Assistenten geleitet. Du entscheidest, wann er übernimmt: immer, nur wenn bei euch besetzt ist, oder nach Feierabend und am Ruhetag.
Der Assistent versteht, was der Gast sagt, und antwortet in ganzen Sätzen. Dafür kennt er deinen Betrieb: Speisekarte, Öffnungszeiten, Räume, Tische und die Regeln, die du festlegst. Bei Reservierungen schaut er live in dein Reservierungsbuch, statt nur eine Nachricht aufzunehmen.
Weil es keine Person ist, die abhebt, gibt es auch keine Warteschleife. Rufen fünf Gäste gleichzeitig an, spricht ROSI mit allen fünf. Ein guter Assistent sagt außerdem gleich zu Beginn, dass er eine digitale Assistenz ist. ROSI stellt sich so vor.
Was ein KI-Telefonassistent übernimmt
Am Telefon einer Gastronomie geht es fast immer um dieselben Anliegen. Genau die kann ein Assistent wie ROSI am Telefon selbst erledigen:
Reservierungen: Datum, Uhrzeit, Personenzahl und Name abfragen, einen passenden Tisch finden und die Reservierung eintragen. Auch Änderungen und Absagen.
Auskünfte: Öffnungszeiten, Allergene, vegane Gerichte, Hunde, Parkplätze, Kinderstühle oder die verlorene Jacke vom Wochenende.
Anfragen für Feiern: Ob Geburtstag, Firmenfeier oder Taufe, die Anfrage wird aufgenommen und landet in deiner Veranstaltungsplanung.
Durchstellen: Möchte ein Gast lieber mit jemandem vor Ort sprechen, verbindet ROSI ihn mit deinem Team.
Aufgaben statt Zettel: Was offen bleibt, ob Rückrufwunsch, Sonderfall oder Anruf vom Lieferanten, steht als Aufgabe bei der richtigen Person.
Mehrere Sprachen: ROSI spricht Deutsch, Englisch, Italienisch, Spanisch, Französisch und Chinesisch.
Zu jedem Anruf siehst du hinterher die Mitschrift, das Anliegen und das Ergebnis. So weißt du auch nach einem vollen Abend, was am Telefon los war.
Wo die Grenzen liegen
Ein KI-Telefonassistent weiß nur, was du ihm gibst. Steht die neue Tageskarte nicht im System, kann er sie nicht nennen. Bei ROSI gibst du Änderungen deshalb einfach per Chat oder Sprachnachricht durch, und sie gelten ab dann am Telefon, per E-Mail und im Chat.
Er sagt auch nichts zu, was du nicht erlaubt hast. Du legst fest, was ROSI anbietet, was sie nicht zusagt und wann sie an dein Team übergibt. Kann sie eine Frage nicht beantworten, sagt sie das ehrlich und stellt durch oder legt eine Aufgabe an. Kein Gast hängt in einer Schleife fest.
Und er ersetzt nicht deinen Service. Er nimmt deinem Team das Telefon ab, damit es bei den Gästen im Raum bleiben kann.
Klingt das nach meinem Betrieb?
Das sollte es. Bei ROSI legst du Stimme, Begrüßung und Ton fest: Servus oder Guten Tag, per Du oder per Sie, Bairisch oder Hochdeutsch. Auf Wunsch klonen wir deine eigene Stimme oder die einer Person aus deinem Team, mit deren Einverständnis. Dann klingt ROSI am Telefon wie du.
Wie unterschiedlich das klingen kann, hörst du in der Live-Demo. Mehr zu Stimme, Regeln und Design steht unter Eigene Stimme & Stil.
Für welche Betriebe sich das lohnt
Überall dort, wo das Telefon klingelt, während alle Hände gebraucht werden. Im Wirtshaus mit voller Stube, im Café am Samstagvormittag, in der Bar, deren Geschäft erst abends beginnt, im Hotelrestaurant mit Gästen aus aller Welt oder in der Eventlocation, wo jede Anfrage eine lange Planung nach sich zieht.
Auch wenn dein Betrieb mehrere Kanäle hat: Derselbe Assistent kann E-Mails, WhatsApp und den Chat auf deiner Website beantworten. Bei ROSI laufen alle Kanäle in einem Postfach zusammen.
Worauf du bei der Auswahl achten solltest
Echte Buchung statt Notizzettel: Trägt der Assistent die Reservierung selbst in den Tischplan ein, oder schreibt er nur eine Nachricht, die dein Team später abtippt?
Offen als KI erkennbar: Gäste sollen wissen, mit wem sie sprechen.
Übergabe an dein Team: Ein Gast muss jederzeit zu einem Menschen kommen können.
Deine Regeln: Du bestimmst, was zugesagt wird und was nicht.
Nachvollziehbar: Mitschrift und Ergebnis zu jedem Anruf.
Datenschutz: Frag nach, wo Gesprächs- und Gästedaten verarbeitet werden und wer Zugriff hat.
So startest du
- Wir lernen deinen Betrieb kennen
Karte, Räume, Öffnungszeiten, Regeln und die Art, wie bei euch gesprochen wird.
- Wir richten ROSI gemeinsam ein
Stimme, Begrüßung und Regeln, abgestimmt auf deinen Betrieb.
- ROSI übernimmt das Telefon
Per Rufumleitung, wann du willst. Reservierungen stehen im Tischplan, offene Fragen als Aufgaben bei deinem Team.
Für dich ist das wenig Arbeit. In einer persönlichen Demo zeigen wir dir ROSI mit deiner Speisekarte und deinem Tischplan.
Merken Gäste, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja. ROSI sagt es gleich zu Beginn: Sie stellt sich als digitale Assistenz deines Betriebs vor. Die meisten Gäste stört das nicht, solange sie schnell eine Antwort bekommen.
Brauche ich für einen KI-Telefonassistenten eine neue Telefonnummer?
Nein. Deine bestehende Nummer bleibt, die Anrufe werden zu ROSI umgeleitet. Du entscheidest, ob ROSI immer, nur bei besetzter Leitung oder nach Feierabend übernimmt.
Was passiert, wenn viele Gäste gleichzeitig anrufen?
ROSI nimmt alle Anrufe parallel an. Zur Stoßzeit hängt kein Gast in der Warteschleife und niemand bekommt ein Besetztzeichen.
Was passiert, wenn der Assistent eine Frage nicht beantworten kann?
ROSI sagt das ehrlich. Sie stellt zu deinem Team durch oder nimmt das Anliegen auf und legt es deinem Team als Aufgabe für einen Rückruf hin.
Welche Sprachen spricht ROSI am Telefon?
Deutsch, Englisch, Italienisch, Spanisch, Französisch und Chinesisch. Hörproben in allen sechs Sprachen gibt es in der Live-Demo.
Kann ROSI mit meiner eigenen Stimme sprechen?
Ja. Auf Wunsch klonen wir deine Stimme oder die einer Person aus deinem Team, mit deren Einverständnis. Begrüßung, Dialekt und Ton legst du ebenfalls fest.
Ersetzt ein KI-Telefonassistent mein Team?
Nein. ROSI nimmt deinem Team das Telefon ab, damit es bei den Gästen bleiben kann. Alles, wofür es einen Menschen braucht, landet bei deinem Team.
Passende Funktionen
Für deinen Betrieb
Hör selbst, wie ROSI für deinen Betrieb klingt.
In einem kurzen Gespräch zeigen wir dir ROSI mit deiner Speisekarte und deinem Tischplan.
