Reservierungen per Telefon automatisch annehmen: so geht’s
Damit Reservierungen per Telefon automatisch laufen, leitest du die Anrufe deines Betriebs an einen KI-Telefonassistenten weiter, der direkt mit deinem Reservierungsbuch verbunden ist. Er fragt Datum, Uhrzeit, Personenzahl und Namen ab, prüft live, ob ein passender Tisch frei ist, und trägt die Reservierung sofort ein. Ist die Wunschzeit schon voll, schlägt er dem Gast eine andere Uhrzeit vor.
Warum Reservierungen am Telefon verloren gehen
Das Telefon klingelt meistens genau dann, wenn niemand Zeit hat: mittags im Service, freitagabends, wenn die Küche auf Hochtouren läuft. Wer niemanden erreicht, ruft oft einfach beim nächsten Betrieb an. Und wenn doch jemand abhebt, landet die Reservierung schnell auf einem Zettel, der später ins Buch übertragen werden muss.
Ein Anrufbeantworter hilft dabei wenig: Die Nachrichten musst du abhören und zurückrufen, und bis dahin hat der Gast vielleicht schon woanders gebucht. Automatisch heißt deshalb: Der Gast bekommt im selben Gespräch eine feste Zusage.
So läuft eine automatische Reservierung ab
- Der Anruf kommt an
Deine Nummer bleibt. Per Rufumleitung nimmt ROSI ab, wenn du es willst: immer, bei besetzter Leitung oder nach Feierabend.
- ROSI fragt, was sie braucht
Datum, Uhrzeit, Personenzahl und Name. Dazu Wünsche wie Fensterplatz, Kinderstuhl oder eine Allergie.
- Sie prüft live
Ist zur Wunschzeit ein passender Tisch frei? ROSI kennt deine Tische, kombinierbare Tische sowie Mindest- und Maximalgrößen.
- Sie schlägt eine Alternative vor
Ist es voll, nennt ROSI eine andere freie Uhrzeit, statt den Gast ohne Tisch zu verabschieden.
- Die Reservierung steht im Plan
ROSI trägt sie ein und setzt sie an den passenden Tisch. Dein Team sieht sie sofort im Buch, im Tischplan und in der Timeline.
- Die Wünsche gehen weiter
Allergien gehen an die Küche, Anlässe und Tischwünsche stehen im Briefing für den Service.
Was du vorher festlegen solltest
Ein Assistent kann nur so gut reservieren, wie dein Reservierungsbuch eingerichtet ist. Diese Punkte klärst du einmal, am besten gemeinsam mit uns bei der Einrichtung:
Räume und Tische: Welche Tische es gibt, welche sich kombinieren lassen und für wie viele Personen sie mindestens und höchstens gedacht sind.
Öffnungszeiten und Schließtage: Auch Feiertage und Betriebsferien. Sonderöffnungszeiten pflegst du einmal, ROSI hält sich daran.
Stammtische: Wiederkehrende Runden legst du einmal an, ROSI blockt sie jede Woche.
Deine Regeln: Was ROSI zusagen darf und wann sie an dein Team übergibt, zum Beispiel bei großen Gruppen oder besonderen Wünschen.
Wann ROSI übernimmt: Rund um die Uhr, nur bei besetzter Leitung oder außerhalb der Öffnungszeiten.
Änderungen und Absagen am Telefon
Viele Anrufe sind keine neuen Reservierungen, sondern Änderungen: Wir kommen eine halbe Stunde später. Wir sind doch zu sechst. Wir müssen leider absagen. ROSI prüft solche Änderungen in Echtzeit, legt bei Bedarf Tische zusammen und bestätigt dem Gast, was gilt. Bei einer Absage wird der Tisch wieder frei.
Ruft ein Gast an, der schon einmal da war, erkennt ROSI ihn an der Telefonnummer. In der Gästedatenbank stehen seine Besuche und Vorlieben.
Ein Reservierungsbuch für alle Kanäle
Automatisch per Telefon funktioniert nur, wenn es ein einziges Buch gibt. Bei ROSI landen Reservierungen vom Telefon, per E-Mail, über WhatsApp, den Website-Chat und die Reservierung auf deiner Website im selben Tischplan. Dein Team trägt weiter selbst ein, auch Walk-ins. So gibt es keine Doppelbuchungen zwischen Zettel und System.
Den Tag siehst du in drei Ansichten: als Liste, als Raumplan und als Zeitachse je Tisch. Dazu siehst du, wer schon da ist und wer überfällig ist.
Wenn es kompliziert wird
Große Feiern: Bei einem Geburtstag mit 30 Personen oder einer Firmenfeier nimmt ROSI die Anfrage auf. Sie landet in der Veranstaltungsplanung mit Raum, Menü und Status.
Der Gast will einen Menschen: ROSI stellt zu deinem Team durch.
Offene Fragen: Was ROSI nicht klären kann, legt sie als Aufgabe für einen Rückruf an.
Besondere Abende: Für Menüabende oder große Gruppen kannst du Tickets verkaufen oder Anzahlungen nehmen.
Lohnt sich das für meinen Betrieb?
Das hängt davon ab, wie oft bei dir das Telefon klingelt, während niemand abheben kann, und wie viele Reservierungen dabei verloren gehen. Mit dem Ersparnisrechner schätzt du in einer Beispielrechnung ab, was das für deinen Betrieb bedeutet.
Ob Brasserie mit Mittagstisch, Wirtshaus, Café, Biergarten oder Restaurant mit Aussicht: Wie ROSI in deinem Betrieb klingt und reserviert, zeigen wir dir am besten mit deinem eigenen Tischplan.
Kann mein Team weiterhin selbst Reservierungen eintragen?
Ja. Dein Team trägt Reservierungen ein, ROSI auch. Alles landet im selben Tischplan.
Was passiert, wenn zur Wunschzeit kein Tisch frei ist?
ROSI prüft die Verfügbarkeit live und schlägt dem Gast eine andere freie Uhrzeit vor.
Kann ROSI Tische zusammenstellen?
Ja. ROSI kennt kombinierbare Tische sowie Mindest- und Maximalgrößen und setzt jede Reservierung an den passenden Tisch.
Können Gäste ihre Reservierung am Telefon ändern oder absagen?
Ja. Später kommen, mehr Personen oder Absage: ROSI prüft die Änderung in Echtzeit und bestätigt sie dem Gast.
Brauche ich dafür eine neue Telefonnummer?
Nein. Deine bestehende Nummer bleibt, die Anrufe werden zu ROSI umgeleitet.
Wie geht ROSI mit Stammtischen und Feiertagen um?
Wiederkehrende Runden legst du einmal an, ROSI blockt sie jede Woche. Sonderöffnungszeiten und Schließtage pflegst du ebenfalls einmal.
Wie erfährt die Küche von einer Allergie aus der Reservierung?
ROSI gibt Unverträglichkeiten an die Küche weiter. Sie stehen im Briefing für die Küche, zusammen mit Vorbestellungen und Veranstaltungsmenüs.
Passende Funktionen
Für deinen Betrieb
Hör selbst, wie ROSI für deinen Betrieb klingt.
In einem kurzen Gespräch zeigen wir dir ROSI mit deiner Speisekarte und deinem Tischplan.
